Datenschutbestimmungen IB Clean (Cleanoa C.S.)
1. Einleitung
IB Clean (nachfolgend „wir", „uns" oder „IB Clean") ist ein Geschäftsbereich der Cleanoa Cleaning Services (Inh. Ignace Baran Michaelis). Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Cleanoa Cleaning ServicesInh. Ignace Baran MichaelisZürich-Leimbach, 8041 ZürichE-Mail: hc.naelcbi%40ofniTelefon: +41 78 264 36 01 / +41 79 953 01 17
IB Clean nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Der verantwortungsvolle, transparente und gesetzeskonforme Umgang mit persönlichen Informationen unserer Kunden, Interessenten, Mitarbeitenden und Geschäftspartner ist fester Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie.
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie wir diese schützen, an wen sie weitergegeben werden können sowie welche Rechte betroffene Personen haben.
Sie gilt für:- alle Dienstleistungen von IB Clean- unsere Website (betrieben über Weblium)- sämtliche digitale und analoge Kommunikationskanäle (z. B. E-Mail, Telefon, WhatsApp, SMS, Post, Online-Formulare)
2. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage:- des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG)- sowie – sofern anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere bei EU-Kunden oder bei Datenverarbeitung durch Anbieter mit Sitz in der EU.
3. Arten der verarbeiteten Daten
3.1 Kontaktdaten- Vor- und Nachname- Adresse- Telefonnummer- E-Mail-Adresse- Geburtsdatum (nur falls erforderlich)
3.2 Auftrags- und Vertragsdaten- Art der Dienstleistung- Datum, Zeit, Einsatzort, Auftragsdetails, interne Notizen- Schadensmeldungen & Dokumentationen- Rechnungs- und Zahlungsinformationen- Foto- und Videodokumentationen im Rahmen von Besichtigungen oder Aufträgen (gem. AGB für Besichtigungen & Offertenerstellung)
3.3 Kommunikationsdaten- E-Mails, SMS, WhatsApp-Nachrichten- Telefonnotizen- Angebots- und Anfrageverläufe- Terminbestätigungen- Marketing-Kommunikation (nur bei gültiger Einwilligung)
3.4 Nutzungsdaten (Website & Online-Dienste)- IP-Adresse- Geräte- und Browserinformationen- Zugriffs- und Log-Daten- Cookies gemäss Weblium-Cookie-Richtlinien
3.5 Mitarbeiter- und Subunternehmerdaten- Personalien- Arbeits- und Einsatzzeiten- Rapport- und Einsatzberichte- Lohn- und Vergütungsdaten
4. Zweck der Datenverarbeitung
4.1 Auftragserfüllung- Angebotserstellung- Terminplanung- Durchführung von Reinigungs- und Aussendienstleistungen- Kundenbetreuung- Reklamations- und Schadensbearbeitung- Rechnungsstellung und Mahnwesen
4.2 Interne Abläufe- Einsatz- und Personalplanung- Weitergabe notwendiger Informationen an Mitarbeitende und Subunternehmer- Qualitätssicherung- Interne Dokumentation
4.3 Marketing & Kundenpflege
Wir kommunizieren mit Kunden über:- E-Mail- WhatsApp- SMS- Post (Schweizerische Post)
Marketing erfolgt ausschliesslich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und nur bei bestehender Kundenbeziehung oder gültiger Einwilligung (Opt-in).
4.4 Technische Vorgänge & Website-Betrieb- Betrieb der Website über Weblium- Systemsicherheit und Stabilität
4.5 Gesetzliche Verpflichtungen- Buchhaltung und steuerliche Aufbewahrung- Dokumentations- und Nachweispflichten- Zusammenarbeit mit Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung
5. Datenweitergabe an Dritte
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschliesslich, wenn:
a) zur Auftragserfüllung notwendig- Mitarbeitende- Subunternehmer (z. B. Spezialpartner)
b) zur technischen Verarbeitung erforderlich- Zoho Mail, Zoho Shifts, Zoho CRM- Infomaniak kDrive & Mail (inkl. Domain-Hosting)- Weblium (Website-Hosting)- CashCtrl (Buchhaltung)- SMS- und WhatsApp-Dienstleister
c) gesetzlich vorgeschrieben- Steuerbehörden- Polizei oder Behörden im Schaden- oder Streitfall
Es erfolgt kein Verkauf personenbezogener Daten. Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzgesetze verpflichtet.
6. Eingesetzte Tools & Plattformen
6.1 Website-Hosting – Weblium
Unsere Website wird über Weblium betrieben. Dabei werden technische Daten (z. B. IP-Adresse, Zugriffsdaten, Cookies) gemäss den Datenschutzbestimmungen von Weblium verarbeitet. Die Verarbeitung kann innerhalb der EU erfolgen.
Im Rahmen des Website-Betriebs können Inhalte über Infrastruktur- oder Content-Delivery-Dienste von Weblium geladen werden. Dabei werden technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs) verarbeitet. Diese Verarbeitung ist technisch erforderlich, um unsere Website korrekt darzustellen.
6.2 Zoho Corporation
Wir nutzen:- Zoho Mail – E-Mail-Kommunikation- Zoho Shifts / Workplace – Einsatz- und Arbeitszeitverwaltung- Zoho CRM / Zoho FSM – Kunden-, Aufgaben-, Auftrags- und Kontaktverwaltung
Zoho verarbeitet Daten u. a. in Rechenzentren innerhalb der EU sowie in Drittländern unter Einhaltung geeigneter Datenschutzgarantien.
6.3 Infomaniak Network SA (Schweiz)
Wir nutzen Infomaniak für:- kDrive (Speicherung von Fotos, Verträgen, Schadensdokumentationen)- Kalender (Termine, Besichtigungen etc.)- Mail-Dienste- Domain-Hosting
Daten werden gemäss Infomaniak ausschliesslich in der Schweiz gespeichert.
6.4 Kommunikationstools- WhatsApp- SMS- Telefon- E-Mail (Zoho Mail & Infomaniak Mail)- Kontaktformulare über Weblium
Je nach Tool kann eine Verarbeitung im Ausland (EU/USA) stattfinden, ausschliesslich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
6.5 Spamschutz – Google reCAPTCHA
Wir setzen Google reCAPTCHA auf Formularen ein, um Missbrauch zu verhindern. Dabei werden technische Nutzungsdaten automatisiert analysiert.
Datenempfänger: Google Ireland Ltd., Dublin, IrlandWeitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
6.6 CashCtrl – Buchhaltung / Rechnungsstellung / Offertenverwaltung
CashCtrl wird eingesetzt für:- Rechnungswesen- Offertenerstellung- Buchhaltung- Steuerliche Auswertungen
Die Verarbeitung erfolgt aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.
6.7 Apple iCloud (Speicherung von Fotos)
Wir nutzen Apple iCloud zur sicheren Speicherung und Synchronisierung von Fotos, insbesondere Vorher-/Nachher-Dokumentationen von Einsätzen. Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:- Foto- und Bilddateien- Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit, ggf. Standortdaten, sofern aktiviert)
Die Speicherung erfolgt auf Servern von Apple in der EU sowie – je nach Konfiguration – in weiteren Ländern gemäss den Datenschutzstandards von Apple.
6.8 Externe Verlinkungen zu Social Media, WhatsApp und Google
Auf unserer Website befinden sich externe Links zu unseren Profilen auf sozialen Netzwerken (insbesondere Instagram und TikTok), zu unserem Google-Unternehmensprofil sowie zur Möglichkeit, eine Google-Rezension zu verfassen. Zudem bieten wir einen direkten Link zur Kontaktaufnahme über WhatsApp an.
Bei diesen Einbindungen handelt es sich ausschliesslich um einfache externe Weiterleitungen. Beim Aufruf unserer Website werden dadurch keine personenbezogenen Daten automatisch an die jeweiligen Anbieter übertragen.
Erst wenn Sie aktiv auf einen solchen Link klicken, wird eine Verbindung zum Server des jeweiligen Anbieters hergestellt. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:- IP-Adresse- Browser- und Geräteinformationen- Datum und Uhrzeit des Zugriffs- Referrer-URL (Information, von welcher Website der Zugriff erfolgte)
Ab dem Zeitpunkt des Klicks gelten ausschliesslich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. IB Clean hat keinen Einfluss auf Art, Umfang und weitere Verarbeitung der dort erhobenen Daten. Je nach Anbieter kann eine Datenverarbeitung ausserhalb der Schweiz erfolgen, insbesondere in der Europäischen Union oder in den USA. Die Nutzung dieser externen Links erfolgt freiwillig durch den Nutzer.
6.9 Google-Dienste, Bewertungen & weitere Tools
Zur Optimierung unserer Website sowie zur Vermarktung unserer Dienstleistungen können wir verschiedene Dienste der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) einsetzen. Hierzu gehören insbesondere:- Google Maps- Google Unternehmensprofil (Google Business Profile)- Google Bewertungen- Google Fonts- Google reCAPTCHA- weitere Google-Dienste, soweit technisch oder geschäftlich erforderlich
Im Rahmen der Nutzung dieser Dienste können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:- IP-Adresse- Browsertyp und Browserversion- Geräteinformationen, Betriebssystem- Datum und Uhrzeit des Zugriffs- Aufgerufene Seiten und Interaktionen- Referrer-URL- Technische Nutzungs- und Verbindungsdaten
Google kann Daten auf Servern innerhalb der EU sowie in Drittländern, insbesondere den USA, verarbeiten.Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
7. Cookies & Tracking
Unsere Website (Weblium) verwendet technisch notwendige Cookies zur Bereitstellung und Sicherheit der Website. Marketing- oder Werbe-Cookies werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung gesetzt.
8. Speicherdauer
- Vertrags- & Rechnungsdaten: 10 Jahre- Marketingdaten: bis Widerruf- Fotos & Schadensdokumentation: max. 24 Monate (sofern nicht auf Website)- Kommunikation: 24 Monate (sofern nicht auf Server Dritter oder kundeneigener Systeme gespeichert)- Mitarbeiterdaten: gesetzliche Fristen
9. Rechte der betroffenen Personen
- Auskunft- Berichtigung- Löschung*- Einschränkung*- Widerspruch gegen Direktmarketing- Widerruf von Einwilligungen- Datenübertragbarkeit (soweit möglich)
* soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: hc.naelcbi%40ofni
10. Datensicherheit
Wir setzen u. a. folgende Massnahmen ein:- HTTPS-Verschlüsselung- Zugriffsbeschränkungen- 2-Faktor-Authentifizierung- Mitarbeiterschulungen- Gesicherte Schweizer Server- Geschützte mobile Geräte
11. Datenübermittlung ins Ausland
Je nach eingesetzten Tools können Daten in folgende Länder übermittelt werden:- EU/EWR- USA- Indien
Die Übermittlung erfolgt nur bei Vorliegen geeigneter Garantien gemäss DSG/DSGVO.
12. Minderjährige
Daten von Personen unter 16 Jahren werden nur verarbeitet:- im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses- mit Kenntnis und Einwilligung der Eltern
13. Änderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website veröffentlicht.
Kontakt:IB Clean – Geschäftsbereich der Cleanoa Cleaning ServicesInh. Ignace Baran MichaelisZürich-Leimbach, 8041 ZürichE-Mail: hc.naelcbi%40ofniTelefon: +41 78 264 36 01 / +41 79 953 01 17